初めてのシステム導入チェック項目
何を失敗と考える！？
はじめてのシステム導入で、プロジェクト窓口を任命されれば、大きなプレッシャーになるかもしれません。
それは、現状把握からはじまり、何故システム導入が必要なのか、その目的を明確にすることから始まります。以下は、導入直後はほとんど気づくことはできません。
「必要のない機能にコストをかけ過ぎてしまった」
「欲しい機能を後付けできないことを知った」
「必要以上の機能がコスト増の原因と知った」
たとえば、運用のひと工夫でコストを抑えられると知った時、導入目的であった課題を解決できていないと気付いたとき・・・。
理由は様々ですが、費用対効果が見合わないと感じた時、別の良い方法が見つかったとき、失敗と思うのかもしれません。
本ページでは、弊社への開発依頼で実際にあった例をご紹介いたします。
チェックポイント ◆ライセンス料金の支払い有無 ◆契約の縛り（途中解約）◆カスタマイズ可能な項目の確認 ◆各種マスター内のデータ修正や増減について◆データベースの種類 ◆データ移行の料金 ◆データベース内のデータ修正
事例１
（経緯）
Accessシステムを使用していたが、カスタマイズ性が低く、わずかな改修でも、都度見積もりとなっていた。
「高速処理」を期待したが、実際にはデータ件数が膨大でもなく、複雑なデータ分析もないため、Excelでも十分できることが分かった。ガチガチなシステムから柔軟性の高いExcel開発への移行を決定した。
（Excelツール導入後）
印刷レイアウト、グラフ種類、セル書式、条件付き書式など、プログラムに影響しない範囲での自由度が高く、税率変更なども社内マスタ変更で対応できるようになった。速度もACCESSの時と変わらない。着手から2ヶ月間で納品に至った。
事例２
（経緯）
靴のオンライン販売で出荷案内や、納品書、宛名ラベル出力の為のパッケージ・システム導入をした。高機能ではあるが必要な機能は５割程度。月額負担も大きいことから解約を検討。Excel開発で対応できるのでは？
（Excelツール導入後）
パッケージと異なり欲しい機能に絞った。特に印刷まわりの柔軟性（A4縦→A3横）には驚いた。請求書の見出しや数式も自由に変更できるExcelの柔軟性には感動した。着手から３ヶ月間で納品に至った。
事例３
（経緯）
RPAを導入していたが保守費が高額。年間の経費負担を経理部より指摘を受けた。処理内容を冷静にひも解くと、RPA強みとなるシステムへのデータ自動入力などは一切なく、保守料がもったいないと感じてきた。Excel開発で対応できるのでは？
（Excelツール導入後）
CSVデータを特定条件で振り分け、統合、不整合レポートを出力する簡易仕様であったため、ExcelVBAツール開発にて対応。着手から２ヶ月間で納品に至った。
Excel最大の強み：カスタマイズ性とは？
◆カスタマイズとは？
製品やサービスを、個々のユーザーや顧客のニーズに合わせて、既存の規格やデザインから変更することを指します。
◆何故、Excelはカスタマイズ性が高い？
ExcelVBAは、Office製品であるExcel仕事を効率化するために開発されたMicrosoft社の無料プログラミング言語。それゆえ、活躍の場こそ限定的になるものの、Excelに実装されている標準機能、グラフ作成や印刷設定などを直接プログラムから制御できるので、プログラム依存を下げられることができるからです。
【具体例】
◆セルの書式（ほぼ全てOK） ◆条件付き書式 ◆数式の変更 ◆グラフ種類の変更
◆印刷レイアウトの変更 ◆入力フォーマットの変更 ◆マスター活用 ◆データベース代替設計
まとめ [はじめてのシステム導入のポイント]
効率化したい業務は何か？そして抱えている課題は何か？
システム導入の目的が明確になったなら、次は、導入にあたり大切なポイントが３つあります。
(1) スモールスタートの原則
全ての業務を一気に行うのではなく、まずは一部の業務から導入し、徐々に範囲を広げていくのがおすすめです。必要に応じたグレードアップを提案してくれるベンダーなら安心です。
(2) 納入後の仕様変更も視野に
業務は常に変化します。システムも柔軟に対応できるよう、｢カスタマイズ｣できる範囲を確認
(3) 類似システムの実績をチェック
実績の確認は重要です。簡易的なデモを依頼するのも一つの手です。
はじめてのシステム導入ともなれば、不安も大きいことと思います。
ご不明点・ご不安がある場合は、お気軽にご相談ください。
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参考サイト